Rollen und Berechtigungen

In JobDone ergänzen sich globale Admin-Rollen und Rollen innerhalb von Gruppen und Teams. Globale Rollen gelten für die gesamte Organisation und können kombiniert werden.

Globale Admin-Rollen

Globale Rolle	Zugriffe und Funktionen	Wichtige Abgrenzung
Superadmin	Organisation, Einstellungen und Rollen verwalten; umfassender Zugriff auf Planung, Zeitwirtschaft, Abrechnung, Kommunikation, File Drive und IoT.	Umfassendste Rolle. Fachliche Sperren und Prozessregeln gelten weiterhin.
Accounting-Admin	Organisationsweite Einsicht in Dienstpläne, Absenzen, Zeitnachweise, Salden und Lohnwerte. Zugriff auf Berichte, Exporte, Transaktionen und Sammelkorrekturen.	Allein durch diese Rolle keine allgemeine Bearbeitung von Dienstplänen und Zeiteinträgen und keine globale File-Drive-Verwaltung.
Time-Admin	Organisationsweit Dienstpläne und Zeiteinträge bearbeiten sowie Zeiten genehmigen. Einsicht in Absenzen, Zeitnachweise und Salden; Zugriff auf Berichte und Exporte.	Keine Einsicht in Lohnwerte und keine globale File-Drive- oder Organisationsverwaltung allein durch diese Rolle.
Kommunikationsadmin	Circles, deren Inhalte und Mitglieder verwalten. Wissensdatenbanken und Artikel bearbeiten sowie deren Zugriffe verwalten.	Keine automatischen globalen Rechte auf Zeitwirtschaft, Lohnwerte oder Mitarbeiterdokumente.
File-Drive-Admin	Allgemeine Ablagen und Mitarbeiterablagen verwalten; Ordner und Dateien anzeigen, hochladen, herunterladen und verwalten; Ablageberechtigungen festlegen.	Zugriff umfasst auch abgelegte Lohnabrechnungen und Lohnausweise. Reguläre Ordnerberechtigungen schränken diese globale Rolle nicht ein.
IoT-Admin	Zugriff auf die IoT-Verwaltung zur Administration der Zeiterfassungsterminals.	Keine automatischen globalen Rechte auf Abrechnung, File Drive oder Organisationsverwaltung.

Die Tabelle beschreibt die Rechte aus der jeweiligen globalen Rolle. Weitere globale Rollen oder Team- und Strukturrollen können zusätzliche Rechte geben. Verfügbare Funktionen hängen von den aktivierten Modulen und Organisationseinstellungen ab.

Lohnwerte und Lohndokumente

Lohnwerte in Vertrags- und Abrechnungsdaten und als Dateien abgelegte Lohnabrechnungen sind getrennte Zugriffsbereiche. Accounting-Admins können Lohnwerte einsehen. File-Drive-Admins und Superadmins haben Zugriff auf abgelegte Lohnabrechnungen und Lohnausweise, auch wenn die regulären Ordnerberechtigungen nur Mitarbeitende zulassen. Weitere Informationen stehen unter File Drive.

Rollen in Gruppen und Teams

Mitarbeitenden können innerhalb der zugewiesenen Gruppen und Teams folgende Rollen zugeordnet werden:

• Manager:in
• Admin
• Planer:in
• Mitarbeitende

Diese Rollen sind speziell auf die Nutzung innerhalb der zugewiesenen Gruppen und Teams beschränkt. Änderungen und Anpassungen der Berechtigungen erfolgen in den Organisations-Einstellungen.

Rollen und deren Berechtigungen

Manager:in

Manager:innen sind für die Verwaltung (Schichtplanung, Genehmigungen, Monatsabschlussprozesse) von Gruppen und Teams verantwortlich. Werden meist für Teamleads innerhalb einer Organisation vergeben.

Zugriff im Web:

• Leseberechtigungen: Zugriff auf alle Funktionalitäten innerhalb der zugewiesenen Gruppen/Teams, ausgenommen Organisations Einstellungen und Warnungen.
• Bearbeitungsrechte: Änderungen an Events unter Organisation.

Admin

Admins haben zusätzlich zur Manager:in Rolle erweiterte Rechte zur Verwaltung von Teams und Mitarbeitenden. Werden meist für Gruppenleads innerhalb einer Organisation vergeben.

Zugriff im Web:

• Leseberechtigungen: Zugriff auf alle Funktionalitäten innerhalb der zugewiesenen Gruppen/Teams, ausgenommen Organisations Einstellungen.
• Bearbeitungsrechte: Anlegen und Ändern von Mitarbeitenden und Events unter Organisation.

Planer:in

Planer:innen sind ausschliesslich für die Schichtplanung verantwortlich.

Zugriff im Web:

• Zugriff auf Zeitplan, Zeiterfassung (nur sich selbst) und Nachrichten (nur seine).

Mitarbeitende

Mitarbeitende nutzen primär die Mobile App zur Zeiterfassung und Kommunikation.

Zugriff im Web:

• Kein Zugriff auf die Web-Umgebung.

Berechtigungsmatrix

Funktionalität	Manager:in	Admin	Planer:in	Mitarbeitende
Mitarbeitenden-Verwaltung	Lesezugriff	Vollzugriff	Kein Zugriff	Kein Zugriff
Schichtenplanung	Vollzugriff	Vollzugriff	Vollzugriff (ohne Genehmigung)	Kein Zugriff
Genehmigungen	Manager Genehmigung	Manager- & Admin Genehmigung	Keine Genehmigungen	Kein Zugriff
Web-Zugriff	Vollzugriff (ohne Warnungen)	Vollzugriff	Fokus Zeitplan	Kein Zugriff
Sperren	Ja	Ja	Kein Zugriff	Kein Zugriff
Entsperren	Nein	Ja	Kein Zugriff	Kein Zugriff
Signatur anfordern	Nein	Ja	Kein Zugriff	Kein Zugriff
Offline signieren	Nein	Ja	Kein Zugriff	Kein Zugriff
Signatur-Reminder senden	Ja	Ja	Kein Zugriff	Kein Zugriff

Genehmigungen

Die Genehmigungen innerhalb von JobDone sind zentral für den Workflow:

Manager:in-Genehmigung: Zeiteinträge und Abwesenheiten erfordern standardmässig die Genehmigung durch eine Manager:in.

Optionale Admin-Genehmigung

Unter Organisation → Verträge können zusätzliche Genehmigungsschritte konfiguriert werden.

Beispiel: Ein Manager genehmigt die Stunden, und ein Admin überprüft diese zur finalen Freigabe.

Einstellungen für Rollen und Berechtigungen

Globale Admins können über die Organisations-Einstellungen die Berechtigungen individuell anpassen.